Semakin hari, semakin banyak sekolah yang beralih ke sistem digital untuk mengelola banyak hal, termasuk SPP dan keuangan sekolah lainnya. Pada umumnya Bapak/Ibu hanya perlu melakukan migrasi data Excel ke aplikasi SPP saat pertama kali memakainya.
Sebenarnya cara migrasi data Excel ke aplikasi SPP itu sama sekali tidak sulit, selama Bapak/Ibu tahu semua langkah demi langkahnya. Karena itu, Bapak/Ibu bisa mempelajari bagaimana cara menyalin data Excel ke aplikasi SPP di penjelasan berikut ini!
Mengenal Apa Itu Aplikasi SPP
Sebelum membahas lebih jauh tentang migrasi data Excel ke aplikasi SPP, Bapak/Ibu harus paham mengenai aplikasi tersebut terlebih dulu. Definisinya pun cenderung mudah untuk dipahami, karena Bapak/Ibu sudah punya gambaran tentang fungsinya.
Sama seperti namanya, aplikasi SPP adalah aplikasi yang bisa Bapak/Ibu gunakan untuk mengelola pembayaran uang sekolah dan Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP). Pihak sekolah bisa mengunggah informasi mengenai tagihan SPP pada aplikasi ini.
Pada saat bersamaan, orang tua atau wali siswa juga bisa melihat tagihan untuk anak mereka di aplikasi yang sama. Pastinya, mereka juga bisa melakukan pembayaran SPP melalui aplikasi. Cara pembayaran ini sangat penting di era serba digital seperti sekarang.
Ketika ada aplikasi SPP online, orang tua atau wali bisa melakukan pembayaran dengan lebih cepat dan mudah karena bisa dibayarkan di mana saja, tidak harus datang langsung ke sekolah. Terlebih di beberapa aplikasi ada fitur notifikasi via WhatsApp.
Jadi ketika waktu pembayaran sudah tiba, aplikasi pembayaran SPP akan secara otomatis mengirimkan notifikasi pada orang tua atau wali untuk membayarnya. Hasilnya, drama lupa bayar SPP pun bisa berkurang, membuat pembayaran semakin lancar.
Namun fitur tersebut hanya ada di aplikasi SPP sekolah yang terpercaya, misalnya seperti Aplikasi Keuangan Sekolah dari Okelah.id. Selain menagih dan menerima pembayaran SPP, Bapak/Ibu juga bisa mengelola keuangan sekolah di aplikasi ini.
Cara Migrasi Data SPP dari Excel ke Aplikasi Keuangan Sekolah
Sebelum bisa mengelola SPP, langkah pertama yang harus Bapak/Ibu lakukan adalah memasukkan data awal ke dalam database aplikasi. Hal ini karena sistem otomatis tidak bisa berjalan tanpa data awal. Jadi, jangan lupa untuk meng-input datanya.
Khusus untuk Bapak/Ibu yang belum tahu bagaimana cara migrasi data Excel ke aplikasi SPP, berikut adalah penjelasan langkah demi langkahnya!
1. Pilih Aplikasi SPP yang Tepat
Pertama-tama, Bapak/Ibu perlu memilih aplikasi yang tepat untuk mengelola SPP terlebih dulu. Langkah ini sama sekali tidak sulit, mengingat pilihan aplikasi SPP untuk sekolah memang tidak banyak. Jadi tinggal pilih aplikasi khusus untuk SPP sekolah yang bagus.
Salah satu opsi yang bisa Bapak/Ibu coba adalah Aplikasi Keuangan Sekolah dari Okelah.id, mengingat fitur di dalamnya lengkap dan aksesnya mudah. Selain itu, sistem aplikasi ini bisa terintegrasi dengan aplikasi digitalisasi sekolah lainnya dari Okelah.id.
Pastinya, Bapak/Ibu juga bisa melakukan migrasi data Excel ke aplikasi SPP dengan mudah karena navigasinya sangat jelas. Bahkan ada layanan pendampingan untuk proses input data awal dari tim ahli, jadi pihak sekolah tidak akan kesulitan ketika melakukan migrasi.
2. Merapikan Data pada Excel
Sebelum mengaktifkan integrasi data Excel dengan aplikasi SPP pilihan, Bapak/Ibu perlu merapikan data pada Excel terlebih dulu. Jika selama ini data SPP sudah tercantum di dalam Excel, maka Bapak/Ibu hanya perlu mengecek ulang data yang ada.
Pastikan semua data penting sudah tercatat di Excel, mulai dari nama siswa, Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), kelas atau ruang belajar siswa, dan lain-lain. Lalu, jangan lupakan data orang tua atau wali seperti nomor telepon untuk mengirimkan tagihan.
Selalu cross check data agar tidak ada yang salah atau kurang tepat, karena bisa mengganggu otomatisasi pada aplikasi. Salah satu masalah yang paling sering muncul adalah typo dan data ganda, sehingga pastikan tidak ada masalah pada datanya.
3. Login ke Aplikasi
Jika datanya sudah siap, proses migrasi data Excel ke aplikasi SPP bisa Bapak/Ibu lanjutkan dengan login ke aplikasi. Jika belum punya akun sebagai pengelola atau admin aplikasi, maka Bapak/Ibu perlu membuatnya terlebih dulu agar proses login lancar.
Penting untuk Bapak/Ibu catat bahwa akun untuk admin (pengelola aplikasi) akan berbeda dengan akun untuk user (pengguna aplikasi). Hanya admin saja yang bisa melakukan migrasi data Excel ke aplikasi SPP, sedangkan akun user tidak akan bisa melakukannya.
Jika memilih untuk memakai aplikasi pengelolaan keuangan sekolah yang bagus, proses pembuatan akun akan diajarkan langsung oleh tim pengembang selama pelatihan. Layanan ini bisa Bapak/Ibu dapatkan saat memakai Aplikasi Keuangan Sekolah.
4. Impor Data Excel ke Aplikasi SPP
Proses migrasi data Excel ke aplikasi SPP tidak akan berjalan otomatis, sehingga Bapak/Ibu perlu melakukan impor data terlebih dulu. Proses ini cukup mudah, mengingat Bapak/Ibu bisa melihat opsinya di dashboard tepat setelah login sebagai admin di aplikasi.
Bapak/Ibu biasanya bisa mengimpor data di menu pengelolaan siswa atau pengaturan data sekolah. Tinggal klik menu tersebut untuk mencari pilihan impor data atau import Excel untuk memulai migrasi data Excel ke aplikasi SPP. Lalu, unggah data tersebut.
5. Validasi Data
Setelah selesai memasukkan data Excel ke dalam aplikasi SPP, maka PR Bapak/Ibu yang selanjutnya adalah melakukan proses validasi data. Hal ini penting agar tidak ada data yang salah di dalam aplikasi, karena proses otomatisasi akan berjalan dengan database ini.
Cek apakah benar kolom nama sudah masuk ke kolom nama, NISN ke kolom NISN, nomor telepon orang tua ke kolom nomor telepon orang tua, dan seterusnya. Jangan sampai ada yang salah karena bisa mengganggu proses pengelolaan uang SPP sekolah.
6. Konfigurasi Tagihan
Terakhir, Bapak/Ibu bisa mengatur menu konfigurasi tagihan. Tentukan berapa jumlah uang SPP yang akan ditagihkan ke orang tua atau wali siswa dan tanggal penagihan. Aplikasi bisa mengirimkan tagihan secara otomatis jika konfigurasi telah selesai.
Jangan lupa untuk membuat template tagihan, mengingat setiap sekolah punya gaya komunikasi yang berbeda. Jadi Bapak/Ibu bisa menyesuaikannya dengan identitas sekolah. Sistem akan mengubah template secara otomatis menggunakan database tadi.
Jika semuanya sudah siap, Bapak/Ibu tinggal melakukan sosialisasi ke orang tua melalui rapat atau cara lainnya. Beri tahu bahwa sekolah akan mengubah cara pembayaran SPP jadi via digital dan ajarkan bagaimana cara membayarnya via aplikasi.
Penutup
Proses migrasi data Excel ke aplikasi SPP itu penting untuk mengisi database dan mengatur otomatisasi penagihan SPP ke orang tua atau wali siswa. Jika sekolah Bapak/Ibu ingin menikmati kemudahan ini, gunakan Aplikasi Keuangan Sekolah dari Okelah.id.
